Page MenuHomePhabricator

Clean up unpaid membership dues for earlier years.
Closed, ResolvedPublic3 Estimated Story Points

Description

Zynatic will trigger reminders for any membership fees incurred during 2016-2019 (for 2018). 2016+2017 are not appropriate to send out reminders about at this point so these need to be cleaned up before mass sending renewal requests.

Care needs to be taken that handling this does not get registered as a payment of the fee in Fortnox.

Event Timeline

I'll e-mail Zynatic and ask if they have a good suggestion for how to deal with this and to get more info about what might trigger a Fortnox entry.

My initial thoughts ar:

  • Non-payment 2017. Simply terminate the membership at the end of 2016.
  • Non-payment 2016.
    • If 2016 was the first year, simply move "member since" to 2017.
    • Otherwise ¯\_(ツ)_/¯

These are at least fairly easy to get out using Avancerad sökningObetald/för lite betald - för år ...

  • For 2016 there are 83 entries
  • For 2017 there are 384 entries

Question sent to Zynatic about how to best handle these

Lokal_Profil set the point value for this task to 3.

2016 was simply due to us not importing these payments. All of those membership fees were paid so I've run an import of token payments set to 2016-01-01 (not reflected in Fortnox).

2017 is a mixture of membership fees that weren't actually paid and some where the payment was not registered properly (because we were in-between systems). There is a technical solution and source data needed to mark these as paid is available but there is a policy decision needed for how we best want to handle this.

For future findability:

  1. Börja med att exportera medlemmarna, ”Export->Exportera utvalda egenskaper”
  2. Bocka för åtminstone ”Betalning”, ”Blev medlem” och ”Medlem t o m” och tryck på ”Exportera”
  3. Öppna den exporterade filen i Excel
  4. För att förenkla importen kan man plocka bort lite kolumner som inte behövs, behåll Medlemsnr, Förnamn, Efternamn, betalningarna och BlevMedlem.
  5. Lägg till tre kolumner, ”Betalningsdag”, ”Betalat för år” och ”Betalat belopp”
  6. För de medlemmar som har betalningar som inte registrerats i medlemsregistret:
    1. Skriv in ett lämpligt datum för betalning, om det inte spelar så stor roll så kan man använda 1/1.
    2. Skriv in vilken säsong det gäller för
    3. Skriv in beloppet
  7. Spara filen
  8. Gå in i medlemsregistret igen
  9. Importera->Medlemmar (Excel-fil)
  10. Välj den uppdaterade Excel-filen och tryck på ”Ladda upp fil”
  11. Se till att det blir rätt rubrik på kolumnerna:
    1. Välj ”- - -” för kolumner som inte ska importeras
    2. Välj ”Betalningsdag” för kolumnen Betalningsdag
    3. Välj ”Betalat för år” för kolumnen Betalat för år
    4. Välj ”Betalat belopp” för kolumnen Betalat belopp
  12. Tryck på knappen ”Kontrollera mot medlemsregistret”
  13. Kontrollera att det är gröna markeringar på Medlemsnr, Förnamn och Efternamn
  14. Bocka för de medlemmar som betalningarna ska importeras för (prova gärna med någon enstaka till att börja med)
  15. Repetera från 10 ovan om du testade med någon enstaka, ta inte med dem som redan har importerats
  16. Klart
Per e-mail, @Lokal_Profil wrote:

Alternativen är:

  1. Vi efterskänker medlemsavgiften för 2017 där den inte betalats (eller vi inte kan styrka att den betalats)
  2. Att vi avslutar alla dessa medlemskap.
  3. Att vi registrerar dem som betalda i Zynatic men på någon annan plats gör det tydligt att det inte är en auktoritet för 2017 medlemskap.

We will go with the third option.

A proposal for the decision log has been created

Per e-mail, @Lokal_Profil wrote:

Alternativen är:

  1. Vi efterskänker medlemsavgiften för 2017 där den inte betalats (eller vi inte kan styrka att den betalats)
  2. Att vi avslutar alla dessa medlemskap.
  3. Att vi registrerar dem som betalda i Zynatic men på någon annan plats gör det tydligt att det inte är en auktoritet för 2017 medlemskap.

We will go with the third option.

Lokal_Profil closed this task as Resolved.Feb 16 2018, 3:49 PM

These are at least fairly easy to get out using Avancerad sökningObetald/för lite betald - för år ...

  • For 2016 there are 83 entries
  • For 2017 there are 384 entries

Question sent to Zynatic about how to best handle these

Note that this is out of 533 members

Jopparn moved this task from Backlog to Done on the User-Evelina-Bang-WMSE board.May 6 2019, 12:34 PM