First draft here (a paper form, abandoned): https://docs.google.com/document/d/1sq15yD_wz25Rf3Z66lbh8K-E39X9jqDVTiIEPjN4JtQ/edit#
Intro text
SYFTE
Du har blivit ombedd att fylla i det här formuläret för att en anställd på Wikimedia Sverige har angett dig som anhörig. Informationen i formuläret samlas in så att Wikimedia Sverige kan nå en anhörig om något skulle hända den anställda under arbetstid, t.ex. sjukdom eller olycksfall.
LAGRING OCH BEHANDLING
Vi samlar in informationen med Google Forms, vilket innebär att informationen är föremål för Googles integritetspolicy (https://policies.google.com/privacy). Hos Wikimedia Sverige har endast verksamhetschef, operativ chef, styrelseordförande och kassör tillgång till informationen. Informationen behandlas i enlighet med föreningens integritetspolicy (https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy) och det syfte som anges ovan.
RENSNING OCH UPPDATERING
Den information du lämnar i formuläret rensas om den anställda slutar sin anställning hos Wikimedia Sverige, om du fyller i formuläret på nytt för att uppdatera informationen, om du kontaktar Wikimedia Sverige och ber oss att rensa informationen eller om den anställda ber Wikimedia Sverige radera informationen.
Suggested addition to Integritetspolicy/Registerförteckning och rensningsrutiner
Typ | Lagringsplats | Syfte | Rättslig grund | Säkerhetsklass | Rensningspolicy | Kommentar |
Anhöriga för anställda | Google Drive | Kontakt vid sjukdom/olycka | Samtycke | 2 | Rensas inom en månad efter den anställdas sista dag. | Rensas även om den anställda byter angiven anhörig eller på begäran från anhörig. |