Per GDPR we need explicit consent for under-aged (<13) members. We currently require date of birth on our membership forms which is the only source for determining this.
We need to establish a routine for ([[ https://docs.google.com/document/d/1xxvWlMkCTXLV-C5mDODVI5x_2T1D0Hj3dr2ar9u6aH8/edit# | ongoing here ]])
* Identifying any under-aged members in our membership system
** A one-off check is needed for all imported members
** Can either be checked continuously or as part of a routine whenever a new member signs up
* Contacting and collecting the parental consents
** For this we need to {T195237}
* Registering the received consent in Zynatic
** Ideally the signed consents are hosted on our nextcloud and Zynatic contains a reference to the relevant document.
** The same solution is ideally used for members who sign up on our paper forms and give their (general) consent there
A **policy decision** on how we deal with members who have not filled in a birth date (or filled in date which we could not reasonably assume to be true). ({T189097})
----
TODOs based on 2021-03-17 meeting 8in Swedish)
[] Skapa följebrev till medgivande (som går ut till vårdnadshavare)
[X] Identifiera plats på wikin där den ska publiceras: [[ https://se.wikimedia.org/wiki/Medlemskap/Hantering_av_medlemmar_som_%C3%A4r_yngre_%C3%A4n_13_%C3%A5r | Medlemskap/Hantering av medlemmar som är yngre än 13 år ]]
[X] Lägg till referens i Rensningsrutin samt loggdokumentet
[X] Fundera på om [[ https://se.wikimedia.org/wiki/Integritetspolicy/Registerf%C3%B6rteckning_och_rensningsrutiner | Integritetspolicy/Registerförteckning och rensningsrutiner ]] måste ha en not om rensade medgivande
[] Lägg till referens i Orgassistentdokument
[X] Kolla vad som finns i Ekonomi > [Aktuellt år] > Ekonomi > Medlemmar > Medlemsarkiv idag
[X] Dokumentera sökningar
[] Publicera på wikin
[X] Förtydliga att medlemskapsavgift återbetalas ( i rutinen nedan)
[] Skapa en brevmall där man meddelar att medlemskapaet avslutas att medlem är välkommen när hen är 13
[] Gör en not i [[ https://se.wikimedia.org/wiki/Medlemskap/Avsluta_medlemskap | Medlemskap/Avsluta medlemskap ]]