Update data purge routine for job applications
Closed, ResolvedPublic
Actions

Assigned To

Authored By

	Lokal_Profil
	Dec 10 2020, 9:42 AM

Description

Back in October 2018 we noted that our intended data retention of 9 months for received job applications was likely not compatible with Swedish anti-discrimination laws. We therefore halted any purging of such documents pending a determination of the minimum allowed retention time.

To update

The data retention specifications at Integritetspolicy/Registerförteckning_och_rensningsrutiner
The step-by-step purge instructions
The protocol template

Related Objects
Search...

Status	Assigned	Task
Resolved	None	T233592 Data purge 2019
Resolved	Lokal_Profil	T266434 GDPR data purge 2020
Resolved	Lokal_Profil	T235432 Update data purge instructions
Resolved	Lokal_Profil	T269833 Update data purge routine for job applications

Event Timeline

Lokal_Profil created this task.Dec 10 2020, 9:42 AM

Got a reply from Historiker which boils down to:

Normal job applications need to be kept for 2 years (note that the application of the successful party becomes part of the Personalakt and is retained for 10 years after their employment is terminated).
Spontaneous applications don't have a retention requirement. The implementations I've seen vary from them a) gotten rid of directly, b) gotten rid of as soon as the applicant has been contacted, c) retained for 6 months. Again if the application is successfull it needs to be kept as part of the Personalakt

@Jopparn @Historiker
New suggested text. Difference is highlighted.

	Typ	Lagringsplats	Syfte	Rättslig grund	Säkerhetsklass	Rensningspolicy	Kommentar
Text today	Ansökningshandlingar	Dokument	Ansökningar som inkommer vid utlysta tjänster, eller spontanansökningar avseende relevanta tjänster.	Rättslig förpliktelse, samtycke	3	Rensas 9 månader efter det att tjänsten tillsatts, eller ansökningstiden gått ut (i det fall tjänsten inte tillsätts), för att kunna hantera eventuella invändningar mot tillsättningen (enligt laglig möjlighet till överklagande av tjänstetillsättning). Spontanansökningar rensas 9 månader efter det att de inkommit, i det fall de bedöms som relevanta för föreningens verksamhet; i annat fall sker rensning tidigare. Vid anställning hanteras ansökningshandlingarna för den anställde enligt rutiner för personaluppgifter nedan.	Löpande rensning sker, men följs upp vid årlig rensningskontroll.
Suggested text	Ansökningshandlingar	Drive (dokument)	Ansökningar som inkommer vid utlysta tjänster, eller spontanansökningar avseende relevanta tjänster.	Rättslig förpliktelse, samtycke	3	Ansökningshandlingar som inte avser den som har fått tjänsten eller person som har överklagat tillsättningsbeslutet rensas två år efter att anställningsbeslutet har tillkännagivits. Spontanansökningar rensas 6 månader efter det att de inkommit, i det fall de bedöms som relevanta för föreningens verksamhet; i annat fall sker rensning tidigare. Vid anställning hanteras ansökningshandlingarna för den anställde enligt rutiner för personaluppgifter nedan.	Löpande rensning sker, men följs upp vid årlig rensningskontroll.